Instandhaltungs- und Fremdfirmenkoordinator Produktionsbetrieb (m/w/d)

A) Qualitätssicherung von Instandhaltungsmeldungen 

• Prüfen der Meldungsqualität im CMMS/Maintool anhand festgelegter Mindestanforderungen: eindeutige Equipment-/Anlagenkennzeichnung und eindeutiger Ort, Störungsbild/Symptom, betriebliche Auswirkung, Randbedingungen und Fotos
• Meldekultur verbessern: Unvollständige Meldungen zurückweisen und Ersteller coachen

B) Triage und Backlog-Transparenz im Betrieb

• Mitwirken bei Erstbewertung und Triage, insbesondere in Frühbesprechungen, gemeinsam mit Betrieb/Asset Owner und Instandhaltung; Priorisierung vorbereiten Einordnung in Sofort-, kurzfristige, geplante oder Stillstands gebundene Maßnahmen
• Herstellen von Transparenz über den betrieblichen Backlog und den Bearbeitungsstatus (neu, in Klärung, in IH-Planung/AV, ausführungsreif und terminierbar, geplant, in Arbeit, rückgemeldet/abgenommen)
• Erkennen und Eskalieren von Wiederholstörungen, überalterten oder risikorelevanten Aufträgen sowie von Maßnahmen, die als IH-Projekt zu behandeln sind 

C) Betriebsseitige Ausführungsreife und Gate 'ausführungsreif und terminierbar' 

• Klären und bestätigen der betriebsseitigen Voraussetzungen vor der Einplanung: Zugangsmöglichkeit, Anlagenzustand, Abstellfenster, Produktionsplanung, Reinigungs /Entleerungsbedarf, Freischalt- und LOTO-Voraussetzungen sowie betriebliche Freigaben
• Klären von Paralleltätigkeiten, Gefährdungen und Schnittstellen sowie von betrieblichem Bedarf an Gerüst, Kran, Isolierung, Logistik oder sonstigen Hilfsmitteln 
• Statusabgleich mit IH-Planung/AV zu Arbeitspaket, Ressourcen, Material, Hilfsmitteln und Fremdleistungen. Die technische Planung und Beschaffung werden dabei nicht vom IH Koordinator übernommen 

D) Termin- und Tageskoordination im Betrieb

•  Abstimmen der Wochen- und Tagespläne zwischen Produktion, IH-Planung/AV, Werkstätten und - bei größeren Maßnahmen - IH-Projektmanagement
• Koordinieren von Reihenfolgen, Gewerken, Paralleltätigkeiten, Flächen, Zugängen und betrieblichen Ansprechpartnern; Auflösen bzw. Eskalieren von Termin- und Schnittstellenkonflikten
• Nachhalten der betrieblichen Bereitstellungsleistungen wie Anlagenstillsetzung, Freischaltung, Spülen/Reinigen und Zugang, ohne die Verantwortung der ausführenden Betriebsfunktionen zu übernehmen
• Koordinieren kurzfristiger Plananpassungen bei Störungen, Produktionsänderungen oder fehlenden Voraussetzungen; Ressourcenentscheidungen verbleiben bei den zuständigen Werkstatt- und Planungsverantwortlichen

E) Ausführungsbegleitung, Abnahme und Folgemaßnahmen 

• Ausführung begleiten: Informationsfluss zwischen Betrieb, Technical Services und Fremdfirmen sicherstellen
• Abweichungen eskalieren: Zusatzbefunde, Terminrisiken und geänderte Randbedingungen frühzeitig melden
• Abnahmen durchführen: Technische Abnahmen mit dem Asset Owner begleiten und Rückmeldungen einfordern
• Restarbeiten nachhalten: Mängel und Folgemaßnahmen im CMMS erfassen (kein eigenständiger Auftragsabschluss)

F) Operative Fremdfirmenkoordination im Betrieb 

• Fremdfirmen koordinieren: Zugänge, Arbeitsflächen und PTW/LOTO-Schnittstellen im Tagesbetrieb regeln
• Unterstützen bei Pre-Job- und Toolbox-Briefings sowie Eskalieren von Regelabweichungen an Schichtführung, HSE und die IH-Verantwortlichen
• Überwachen der Fremdfirmenleistung vor Ort durch regelmäßigen Soll-Ist-Abgleich von Leistungsumfang, Arbeitsfortschritt, Anwesenheit, Mannschaftsstärke und eingesetzten Stunden; Abweichungen, Behinderungen, Wartezeiten und Zusatzleistungen werden zeitnah geklärt und nachvollziehbar dokumentiert
• Nicht nachvollziehbare, nicht belegte oder vom Auftrag abweichende Stunden und Zusatzleistungen nicht bestätigen, zur Korrektur zurückgeben und bei fehlender Einigung an die verantwortliche IH-Führung beziehungsweise den Besteller/Einkauf eskalieren. Die rechnerische und kaufmännische Rechnungsprüfung sowie Zahlungsfreigabe verbleiben bei den dafür zuständigen Funktionen

Rollenabgrenzung: Keine Übernahme von Einkauf, Vergabe, Rechnungsprüfung oder fachlicher Aufsicht
G) Reporting und kontinuierliche Verbesserung 

• Aufbereiten relevanter Kennzahlen, z. B. Meldungsqualität/Rückläuferquote, Backlog-Alter und Overdue, Quote ausführungsreifer Aufträge, Planerfüllung, Anteil geplant/ungeplant und Wiederholstörungen sowie bei Fremdfirmen geplante gegenüber bestätigten Stunden, Abweichungen und Nachforderungen
• Vorbereiten und Moderieren eines regelmäßigen Instandhaltungsreviews im Betrieb mit Asset Manager, Produktion und Technical Services einschließlich Maßnahmenverfolgung
• Teilnahme an Meetings vor Ort

D) Zusätzliche Aufgaben:

• Teilnahme am Meisterbereitschaftsdienst

Wir bieten: Ein anspruchsvolles und interessantes Arbeitsumfeld in einem motivierten und kollegialen Umfeld, eine angemessene Vergütung gemäß Entgelttarifvertrag der chemischen Industrie. Stelle wird mit E10 ausgeschrieben. 

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